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Zieldefinition

Die Zieldefinition ist notwendig, um das gesamte Projekt in eine bestimmte Richtung zu lenken. Für die Einführung und Auswahl eines Open-Source-ERP-Systems können die Gründe hierfür, an einer organisatorischen Veränderung des Unternehmens liegen oder aufgrund einer unzureichenden Unterstützung der Geschäftsprozesse durch die vorhandene IT-Lösung sein. Fehler in der Zieldefinition könnten das gesamte Projekt zum Scheitern bringen und somit Ressourcen verschwenden. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass von Beginn an die Geschäftsleitung für eine genaue Zielformulierung verantwortlich ist und diese allen beteiligten Personen im Unternehmen vermittelt.

Die Zieldefinition im Unternehmen E4K wurde mit den Geschäftsführern Herrn Groß und Herrn Teufel bewerkstelligt. Hierbei war es wichtig, dass beide Geschäftsführer ihre Sichtweisen in die Zieldefinition einbringen, so dass im Laufe des Projektes keine kontroversen entstehen. Unterschiedliche Sichtweisen könnten Änderungen an der Zieldefinition mit sich bringen und den Fortschritt des Projekts behindern. Beide Geschäftsführer erhoffen sich durch die erfolgreiche Einführung eines ERP-Systems folgenden Nutzen:

• Eine schnellere und effiziente Abwicklung von operativen Geschäftsprozessen
• Die einfache Zuordnung und Verfolgung von einer beliebigen Vielzahl an Lieferanten zu einem Auftrag
• Die Schaffung einer skalierbaren Basis für den Anstieg von Auftragsanzahlen
• Schaffung einer skalierbaren Basis, die eine nahezu unbegrenzte Größe und Komplexität von Einzelaufträgen ermöglicht
• Die signifikante Eliminierung von Fehleingaben
• Die Reduzierung von Aufwänden durch Auftragsabwicklungen und verschiedenen Auswertungen

Projektteam

Das Projektteam ist abhängig von der Unternehmensgröße, für die ein Open-Source-ERP-System ausgewählt und eingeführt werden soll. Bei mittelständischen Unternehmen ist es wichtig, Key-User der einzelnen Fachabteilungen in das Projektteam zu integrieren.

Das Projektteam für das Unternehmen E4K bilden die zwei Geschäftsführer und zwei unabhängige IT-Berater.

Zeit-, Ressourcen- und Budgetplan

Für die Auswahl und der Einsatz eines Open-Source-ERP-Systems wird ein Zeit-, Ressourcen- und Budgetplan benötigt. Aus diesem Grund spielt ein detaillierter Projektplan für eine erfolgreiche Projektdurchführung eine wichtige Rolle. Der Zeit-, Ressourcen und Budgetplan sollte realistisch angesetzt werden, damit am Ende oder bereits während des Projektverlaufs eine signifikante Abweichung des Soll-Projektplans vorgebeugt werden kann. In die Zeitplanung sollten Interviews mit den Mitarbeitern integriert werden, je mehr Mitarbeiter involviert sind und je komplexer die Aufgabe ist, desto mehr Interviews sollten eingeplant werden. Aufgrund der allgemein beschränkten Aufnahmefähigkeit eines Menschen, sollte ein Interview die Dauer von maximal zwei Stunden nicht überschreiten. Somit kann sichergestellt werden, dass die Sachverhalte und IST-Prozesse in einem Unternehmen vollständig aufgenommen werden. Die Ressourcenplanung sollte Plätze für zusätzliche Projektmitglieder berücksichtigen, wie z.B. der Einsatz von Programmierern, die erst in der Phase des Customizing zum Einsatz kommen könnten. Bei der Gesamtdauer eines Projekts sollten Unternehmen mit 6 - 12 Monaten rechnen.

Vorgehensstrategie/-modell

In der Literatur findet sich eine Vielzahl von Vorgehensmodellen für die Auswahl und Einführung von ERP-Systemen. Eine allgemein gültige Einteilung der Projektphasen sieht wie folgt aus:

• Projektinitialisierung
• Analyse
• Konzeption
• Vorauswahl
• Endauswahl
• Entscheidung
• Abschluss

Für das Unternehmen E4K wurde ein detaillierteres Vorgehensmodell ausgearbeitet. Im nachfolgenden die einzelnen Projektphasen:

1. Projektinitialisierung
2. Ist-Analyse des Unternehmens
   • Aufnahme der Geschäftsprozesse
   • Aufnahme der IT-Infrastruktur und der eingesetzten Ressourcen
   • Aufdeckung von Schwachstellen und Ermittlung von Verbesserungspotentialen
3. Anforderungsaufnahme
   • Aufnahme der Anforderungen
   • Beschaffung der Geschäftsdokumente
4. Open Source ERP-Marktanalyse und Evaluierung
   • Marktanalyse
   • Vorauswahl
   • Vergleich der ERP-Systeme
   • Entscheidung
5. Customizing
   • Installation der Testumgebung
   • Migration der Testdaten
   • Anpassung nach Anforderungen
6. Aufstellung der Soll-Prozesse
7. Umsetzung
   • Infrastruktur Optionen
   • Datenmigration
8. Schulung
9. Projektabschluss

Mit einem Projektantrag werden die oben genannten Projektinitialisierungspunkte festgelegt. Durch die Erteilung vom Projekt, wird der Projektantrag in ein Projektauftrag transformiert.

Externe Partner

Der Einsatz von externen Beratern ist ein wichtiges Mittel, um externes Wissen in ein Projekt einfließen zu lassen. Somit kann die Erfolgschance gesteigert werden. Die Neutralität des externen Partners sollte beachtet werden. Um zu prüfen ob dies bei einem Berater gegeben ist, lassen Sie sich Referenzen nennen.

Kick-Off Das Kick-Off-Meeting ist am Ende der Projektinitialisierungsphase anzusetzen. In diesem werden alle betroffenen Mitarbeiter des Unternehmens über das Vorgehen und die Ziele bei der Auswahl und Einführung eines Open-Source-ERP-Systems informiert.

Quellen

1. Vgl. Regionalcentrum für Electronic Commerce Anwedungen Osnabrück, ERP-Lösungen auf Basis Freier Software - Für kleine und mittlere Unternehmen und Handwerksbetriebe, 2012
2. Vgl. Regionalcentrum für Electronic Commerce Anwedungen Osnabrück, Betriebswirtschaftliche Anwendungssoftware auf Basis Freier Software – eine Auswahl,

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