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Die IST-Analyse ist notwendig, um den aktuellen Stand der Geschäftsprozesse und Infrastruktur sowie die aktuellen Probleme im Unternehmen aufzunehmen.

Erfassung des IST-Zustandes

Die Erfassung des IST-Zustandes eines Unternehmens erfolgt durch die Analyse der Ablauf- und Aufbauorganisation sowie der verwendeten IT-Systeme. Für das erheben der Informationen über den aktuellen Stand im Unternehmen, stehen folgende Erhebungsmethoden zur Auswahl:

• Auswertung von Dokumentationen, wie Handbücher oder Prozessbeschreibungen
• Fragebogen-/Interviewerhebung
• Fachgruppen, Besprechungen oder Workshops
• Fremdbeobachtung oder Selbstaufzeichnung in den verschiedenen Fachabteilungen

Aufnahme der Geschäftsprozesse

Die Aufnahme und Darstellung der Geschäftsprozesse eines Unternehmens sollten in Form von Ereignisgesteuerten Prozessketten (EPK) oder Business Process Model and Notation (BPMN) erfolgen. Beide Darstellungen haben sich in der Praxis etabliert. Eine weitere Darstellungsmöglichkeit wäre in der Form einer Wertschöpfungskette (WKD). Diese werden meistens für Prozesslandschaften verwendet, um einen gesamten Überblick der Geschäftsprozesse zu ermöglichen. Es sollte vorher mit den Verantwortlichen des Unternehmens abgesprochen werden, welche Darstellungsart verwendet werden soll und wie detailliert die Prozesse dokumentiert werden sollen. Für die Erstellung einer Prozesslandschaft ist ein geringerer Zeitaufwand notwendig, als für detailliertere Prozesse in Form von EPK oder BPMN. Davon hängt auch die Anzahl der durchzuführenden Interviews ab. Je höher der Detaillierungsgrad der Prozesse, desto mehr Interviews könnten notwendig sein.

Das Unternehmen E4K hat sich für eine detaillierte Geschäftsprozessbeschreibung und einer Prozesslandschaft entschieden.

Die nachfolgende Tabelle listet die einzelnen Prozesse der Prozesslandschaft beschreibend auf.

Prozessbezeichnung	Beschreibung
	Dieser Prozess dient zur Annahme und Bewertung der Informationen einer Anfrage, die von einem Kunden eingeht. Nach diesem Prozess folgt ein ODER-Operator der zu den Prozessen Angebotserstellung für Eigenleistung oder Angebotsschreiben führt.
	Dieser Prozess dient für die Erstellung eines Angebots welcher Position aus dem Bereich der Eigenleistung enthält.
	Dieser Prozess dient zur Festlegung, ob aus einem Angebot, ein Auftrag zustande gekommen ist. Hierbei wird die eingegangene Antwort eines Kunden bewertet und führt im optimalen Fall zu einem Auftrag.
	Der Prozess regelt den Ablauf zur Erbringung der Eigenleistung. Das sind in den meisten fällen Dienstleistung und Service.
	Dieser Prozess dient für die Erstellung eines vorläufigen Angebotsschreibens.
	Dieser Prozess dient zur Auswahl von Lieferanten, Verwaltung des Lieferantenstammdatenpools, Übermittlung des Bedarfs an den Lieferanten und der Angebotsprüfung.
	Dieser Prozess dient zur vollständigen Erstellung und die Übermittlung eines Angebotes an den Kunden.
	Dieser Prozess dient zur Erteilung eines Auftrags an einen Lieferanten. Sowie auch die Prüfung, ob eine Kundenschutzvereinbarung vom Lieferanten unterzeichnet wurde.
	Dieser Prozess dient zur Abstimmung der Korrekturdaten mit dem Kunden. Ziel ist es eine Abzeichnung des Kunden für die gesamte Produktion.
	Dieser Prozess dient zur Erteilung des Auftrags, der zunächst eine Musterüberprüfung mit sich bringt. Im Anschluss folgt die Prüfung der Lieferungsart.
	Dieser Prozess dient zur Abwicklung der Lieferung an den Kunden. Dabei wird zwischen Eigenlieferung und Lieferantenlieferung unterschieden. Zudem wird der Ablauf der Lieferantenlieferung beschrieben.
	Dieser Prozess dient zur Abwicklung der Eigenlieferung an den Kunden. In diesem Prozess findet die Prüfung des Wareneinganges, das um verpacken der Ware sowie das versenden der Ware mit zugehörigem Lieferschein.
	In diesem Prozess wird die Erstellung einer Kundenrechnung sowie dessen Übermittlung beschrieben.
	Dieser Prozess dient zur Überprüfung und Bezahlung von Lieferantenrechnungen sowie das Prüfen vom Rechnungseingang, Mahnwesen und Prüfung auf Geldeingang.

Schwachstellen-, Potenzial- und Risikoanalyse

Die Schwachstellen-, Potenzial- und Risikoanalyse wird auch als SWOT-Analyse bezeichnet. Sie bildet ein Instrument für die strategische Planung. Mit Hilfe der SWOT-Analyse kann ein Unternehmen seine Positionsbestimmung und Strategieentwicklung festlegen. Das Akronym SWOT steht für Strenghts (Stärken), Weakness (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Gefahren). Die innerbetrieblichen Stärken und Schwächen und die externen Chancen und Gefahren werden in einer Matrix gegenübergestellt.

Folgende Fragestellungen werden durch die SWOT-Analyse behandelt:

• Welche Stärken passen zu welchen Chancen?
• Wie können Stärken für eine höhere Chancenrealisierung genutzt werden?
• Welche Gefahren können wir mit welchen Stärken begegnen?
• Wo können aus Schwächen Chancen entstehen?
• Wie können Schwächen zu Stärken entwickelt werden?
• Wo liegen unsere Schwächen und wie können wir uns vor Gefahren schützen?

Wirtschaftlichkeitsprüfung

Die Wirtschaftlichkeitsprüfung ist aus finanztechnischer Sicht, ein sehr wichtiger Aspekt für die Auswahl und Einführung eines Open-Source-ERP-Systems. Sie kann darüber entscheiden, ob ein geplantes Investitionsprojekt grundsätzlich durchgeführt oder abgelehnt wird und ob es sich bei einem Investitionsprojekt um ein lizenzkostenpflichtiges ERP-System oder ein Open-Source-ERP-System handeln wird. Das Gesamtvolumen eines Open-Source-ERP-Systems als Investitionsprojekt ermittelt sich unter anderem aus den Individualprogrammierungskosten, Betriebskosten, Wartungs- und Pflegekosten und ggf. Beratungskosten. All diese Kosten fallen selbstverständlich auch bei einem lizenzkostenpflichtigen ERP-System an. Es sollte berücksichtig werden, dass bei einem Open-Source-ERP-System ein höherer Anteil für die Individualprogrammierung auf das Unternehmen zukommt. Einsparungspotenzial bietet ein Open-Source-ERP-System bei den Lizenzkosten, diese entfallen komplett. Kleinunternehmen sollten in die Wirtschaftlichkeitsprüfung die kurzfristigen und langfristigen Vorteile durch die Auswahl und Einführung eines Open-Source-ERP-Systems mit einbeziehen. Gerade durch den Wegfall der Lizenzkosten ist eine Einführung viel realistischer, als bei einem lizenzkostenpflichtigen ERP-System. Das Einsparungspotential bildet hier der Aufwand für unter anderem das Erstellen und Verwalten von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen. Diese geschäftsrelevanten Dokumente können mit Hilfe eines ERP-System viel einfacher und schneller verwaltet und erstellt werden, als mit Office-Produkten wie z.B. Microsoft Word oder Excel.

Ziel-IT-Systemlandschaft

Die Ziel-IT-Systemlandschaft ist die zukünftige Systemlandschaft nach der erfolgreichen Beendigung des Open-Source-ERP-Projektes. Hierbei wird veranschaulicht, wie das eingeführte Open-Source-ERP-System mit bereits bestehenden Anwendungssystemen, mittels Schnittstellen interagiert. Anwendungssysteme die durch die Einführung ersetze werden, sollten hier genannt werden. Eine grafische Modellierung der IT-Systemlandschaft wird empfohlen.

Quellen

1. Vgl. Regionalcentrum für Electronic Commerce Anwedungen Osnabrück, ERP-Lösungen auf Basis Freier Software - Für kleine und mittlere Unternehmen und Handwerksbetriebe, 2012
2. Vgl. Regionalcentrum für Electronic Commerce Anwedungen Osnabrück, Betriebswirtschaftliche Anwendungssoftware auf Basis Freier Software – eine Auswahl, 2011
3. Vgl. Oliver Neumann, Diplomarbeit Praktische Evaluierung der aspektorientierten Programmierung zur Stärkung der Wandlungsfähigkeit eines ERP-Systems
4. Vgl. Thomas Herzog, Diplomarbeit - A Comparison of Open Source ERP Systems, 2006
5. Vgl. Yulia Sidykh, Masterarbeit - Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse der Umfrage im Rahmen der Masterarbeit zum Thema Open-Source-ERP-Systeme bei kleinen und mittleren Unternehmen in Berlin-Brandenburg, 2012

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