Anforderungen müssen konkret formuliert werden. Jedoch schreibt die nachfolgende Auflistung nicht vor, welche Anforderungen erfüllt werden müssen oder sollen. Es handelt sich lediglich um Beispiele. Diese Überlegung der Dringlichkeit der Anforderungen liegt in den Händen der jeweiligen Projektverantwortlichen für Portalprojekte und sie kann individuell ausfallen.[1] Insbesondere die fachlichen Anforderungen der Mitarbeiter müssen erhoben werden, weil sie in der Regel die größte Zielgruppe sind. Hierfür eignet sich z. B. eine Mitarbeiterbefragung zu fachlichen Themen.[2]

Wissensmanagement: Das Portal soll das Wissen im Unternehmen sichern und intelligent managen.

Erreichbarkeit: Die Verteilung der Informationen soll schneller erfolgen.

Kommunikation: Die Kommunikation soll innerhalb des Unternehmens und über Standorte hinweg effizienter gestaltet werden.

Marketing: Das Portal soll das Corporate Identity und das Gefühl der Zusammengehörigkeit fördern.

Technik: Das System muss mobil nutzbar sein.

Analyse: Aufbereitung und Auswertung von Informationen.

Strukturierter Aufbau eines Redaktionsleitbildes: Inhalte in einem Portal sind strukturiert abzuspeichern. Folgende Formen könnten berücksichtigt werden:

• Neuigkeiten (z. B. Pressemeldungen, Interviews, Geschäftsberichte)
• Wissensbeiträge (z. B. Fachbegriffe, Fachartikel, Produktbeschreibungen)
• Service-Elemente (z. B. Formulare, Kontaktmöglichkeiten, Datenbank-Anbindungen)
• Visuelle Elemente (z. B. Fotos, Videos, Icons)
• Community-Inhalte (z. B. Kommentar- und Bewertungsfunktionen, eigene Beiträge)[3]

Benutzerrollen: Jeder Benutzer soll mindestens eine Rolle besitzen, mit welcher seine Rechte für die Pflege und das Lesen der Inhalte angepasst werden können.

Suchmöglichkeit für Inhalte und Medien: Abgelegte und eingespielte Inhalte müssen über eine selbsterklärende Suche auffindbar sein. An Anforderung könnten noch detaillierte Filterkriterien anschließen.

Mehrsprachigkeit: Die Inhalte sollen in mehreren Sprachen zur Verfügung stehen.

Expertensuche: Innerhalb des Unternehmens und vorhandener Kontaktinformationen soll nach geeigneten Personen/Experten für eine Problemstellung gesucht werden können. Ein Referenzbeispiel hierfür sind die Gelben Seiten. Jedoch ist diese Anforderung mit dem Betriebsrat abzusprechen und je nach Art auf Datenschutzbestimmungen zu untersuchen.

Zusammenarbeit / Kollaboration: Eine Möglichkeit einer Zusammenarbeit sollte innerhalb des Portals möglich sein. Dies könnte z. B. durch Projektbereiche, gemeinsame Kalender und Aufgabenlisten erfolgen.

Personalisierung: Die Funktion der Personalisierung von Inhalten soll gegeben sein.

Unterstützte Arbeitsprozesse: Das System soll eine Unterstützung für Arbeitsprozesse bieten und im Verlauf die am Prozess beteiligten Personen über den aktuellen Status benachrichtigen können.

Single Point of Information: Ein Mitarbeiter soll die Möglichkeit haben, über eine einzige Benutzerschnittstelle Informationen zu beziehen.

virtuelle Projekträume: Die virtuellen Projekträume sollen vorgefertigt als ein Template im Portal zur Verfügung stehen und jederzeit für ein neues anstehendes Projekt ausgerollt werden können.

Benachrichtigungen: Das System soll über mehrere Kanäle wie E-Mail, SMS und Aufgabeneinträge einen Mitarbeiter über Ereignisse benachrichtigen können.

Cloudlösung: Entsprechend der Firmenphilosophie soll das Portal zum Teil in eine Cloud ausgelagert werden um auch das mobile Arbeiten besser zu gestalten.

Design / Layoutanpassungen: Das Layout des Intranet Portals soll anpassbar sein an die Unternehmensbedürfnisse.

Anbindung von anderen Anwendungssystemen: Über das Backend des Portals soll es möglich sein, über vorgegebene Schnittstellen andere Anwendungen anzubinden und zu integrieren.

Single Point of Entry: Der Benutzer soll nur einen zentralen Zugangspunkt zum Portal haben, von welchem er dann alle weiteren Anwendungen und Funktionen aufrufen kann.

Single Sign-On: Der Nutzer soll sich mit seinen Anmeldedaten nur einmal am ganzen System anmelden und für weitere Systeme automatisch authentifizieren können.

Trennung von Inhalt, Funktion und Layout: Das Portal soll Inhalt, Funktion und Layout getrennt voneinander abspeichern.

Anbindung bestehender Datenbanken: Das Portal soll vorgegebene Datenbanken unterstützen.

Upgradefähigkeit: Das Portal soll für bestimmte Zeit upgradefähig sein.

Browserunterstützung: Das Portal muss mit bestimmten Browsern kompatibel sein.

Last und Verfügbarkeit: Das System muss bis zu einer akzeptablen Grenze eine bestimmte Last aushalten können und zu einem erwarteten Prozentsatz verfügbar sein.

⇐ Intranet Portal

Link: Literaturverzeichnis

[1] Vgl. Belikan, Oliver (11.08.2007) und Rudolph, Andreas (13.04.2010).

[2] Vgl. Kielisch, Tanja (13.04.2011).

[3] Entnommen aus Kielisch, Tanja (13.04.2011).