Analyse

Am Anfang kommt in der Praxis schnell die Idee auf, dass ein Intranet Portal notwendig sei. Mögliche Gründe hierfür könnten sein:

• Die Unternehmenskommunikation möchte besser und schneller Informationen an Mitarbeiter verbreiten.
• Die Personalabteilung möchte die HR-Prozesse, wie Urlaubsanträge und Reisekostenabrechnung, über eine Plattform abwickeln.
• Die IT möchte Single Point of Information System.

Die Analysephase sollte zu Beginn in mehrere Arbeitspakete unterteilt werden, um am Ende eine klare Vorstellung zu haben, wie das Ziel eines Portalprojektes aussehen soll. Nachfolgend beschriebene Arbeitspakete bieten sich hierfür an.

Um die Zieldefinition zu erreichen, muss am Anfang eine Ist-Analyse durchgeführt werden, welche den aktuellen Stand definiert, eine Reflexion für alle Beteiligte liefert und schon eine mögliche Richtung zum Ziel angibt. Hier werden neben aktuellen Arbeitsprozessen auch Informations- und Kommunikationsprozesse hinterfragt. Der Ist-Analyse folgt die Ressourcenanalyse, welche sich mit den Personal- und Budgetfragen beschäftigt. Im Anschluss werden die Planer und Entscheider eines Portalprojektes durch eine Chancen-/Gefahrenanalyse auf mögliche positive und negative Ereignisse sensibilisiert.[1]

Nachfolgend werden zu den einzelnen Etappen bis zur Zieldefinition Leitfragen aufgeführt.

Ist-Analyse – Information und Wissen:

• Wie werden aktuell die Informationen und das Wissen im Unternehmen verarbeitet und welche Bedeutung haben sie für den Unternehmenserfolg?
• Welche Arten von Informationen und Wissen gibt es im Unternehmen und wie werden sie benötigt, ausgetauscht, bereitgestellt und gesichert?
• Welche Defizite können hier durch ein Intranet gelöst werden?

Ist-Analyse – Kommunikation:

• Welche Bedeutung hat die Kommunikation für den Unternehmenserfolg?
• Welche Kommunikationskultur wird gelebt und ist ein Intranet Portal hierfür passend?
• Wird die Einführung von einem Portal zur Mitarbeiterkommunikation von Entscheidungsträgern und Mitarbeitern begrüßt?
• Welche Medien werden aktuell eingesetzt, damit sich die Mitarbeiter austauschen können und Informationen von der Geschäftsleitung verteilt werden?
• Gibt es Verbesserungsmöglichkeiten in der Kommunikation und kann ein Portal hier helfen?

Ist-Analyse – Arbeitsabläufe:

• Wie sind wie aktuellen Arbeitsabläufe und wo kann ein Intranet Portal diese unterstützen?
• Wie ist die Häufigkeit der Arbeitsprozesse und ist es möglich sie in einem Portal abzubilden?
• Sind Schnittstellen zu Lieferanten und Kunden identifizierbar, welche sich mit einem Portal abbilden lassen?

Ressourcenanalyse[2]:

• Welche Mitarbeiter stehen für ein Portalprojekt zur Verfügung und sind sie dafür ausreichend qualifiziert?
• Wie kann das Projektteam motiviert werden?
• Welche externen Dienstleister können mit einbezogen werden?
• Werden alle oder nur einige Mitarbeiter von dem Portalprojekt begeistert sein?
• Beträgt das finanzielle Budget eine ausreichende Höhe?
• Sollen Projektteammitglieder für das Portalprojekt komplett freigestellt werden?
• Welche IT-Ressourcen stehen zur Verfügung und haben die IT-Mitarbeiter ausreichende Erfahrung für ein Portalprojekt?
• Kann die bestehende IT-Infrastruktur für das Portalprojekt verwendet werden?
• Welche Datenquellen und Datenbanken werden genutzt?
• Gibt es vorgeschaltete Systeme wie z. B. das HR-System, aus welchem Daten bezogen werden können?

Chancen-/Gefahrenanalyse[3]:

• Wie hoch ist der Anteil der Stakeholder, der sich gegen das Projekt wehren wird?
• Wer würde sich für die Promotion des Projektes einsetzen und wer würde es zum Scheitern bringen wollen?
• Existierten Abgrenzungen die besagen, wofür das Intranet Portal nicht eingesetzt werden soll?
• Welche technischen Entscheidungen sind wichtig?
  • All-in-one Lösung oder individuelle Programmierung?
  • Wie sehen die Lizenzmodelle aus?
  • Gibt es Anbieter, von denen wir bereits abhängig sind und deren Produkte einsetzen müssen?
• Welche anderen Faktoren könnten noch eine Rolle spielen? Z. B.:
  • Der Zeitpunkt zu welchem das Projekt startet
  • Falsche Auswahl des Projektteams
  • Qualitativ schlechte Inhalte
  • usw.

Nachdem die IST-, Ressourcen- und Chancen/Gefahrenanalyse ausgearbeitet wurden, ist es möglich die Zieldefiniton zu bestimmen. Dies ist durchaus ein umfangreicher Prozess, da der Grund für eine Portaleinführung nicht nur in einem einzigen Satz formuliert werden kann. Vielmehr geht es darum, mehrere Aspekte wie

• Einführungsdatum,
• Projektdauer,
• Nutzen für den Mitarbeiter,
• Informationsquelle für die Portalinhalte

auszuarbeiten und allen Beteiligten vorzustellen. Hierfür kann durchaus eine Diskussion innerhalb des Unternehmens erfolgen, aus welcher die Ziele formuliert und nach der SMART[4]-Zielformel niedergeschrieben werden.[5]

Tabelle: SMART-Zielformulierung[6]

S = spezifisch	konkret, eindeutig, präzise
M = messbar	Der Erreichungsgrad muss überprüft werden können.
A = aktionsorientiert/attraktiv	Ein attraktiver Nutzen muss klar sein; konkrete Schritte mit positiver Formulierung.
R = realistisch	kann hochgesteckt, muss aber erreichbar sein
T = terminiert	ausreichender zeitlicher Bezug und fester Endzeitpunkt

Aus der Praxis haben sich nachfolgende Punkte als häufige Ziele der Einführung eines Intranets gezeigt[7]:

• Innovative Kommunikation: Mitteilungen, Informationen und multimediale Inhalte können über das Intranet schneller, kostengünstiger und weltweit verbreitet werden.

• Erfüllung der Mitarbeiterbedürfnisse: Die Grundbedürfnisse der Mitarbeiter nach Information und Kommunikation im Unternehmen werden mit einem Intranet befriedigt.

• Einführung eines Wissensmanagements: Die Strategie kann es durchaus erfordern, dass ein Intranet Portal sich zu einem zentralen Wissensspeicher entwickelt, mit dessen Hilfe das Wissen hinterlegt und den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt wird.

• Verbesserung der Arbeitsprozesse: Durch die Verwendung von Workflows können Arbeitsabläufe gesteuert und die Aufgabenerfüllung nachvollzogen werden.

• Betriebswirtschaftliche Sicht: Ein Intranet Portal dient als ein Produktionsfaktor, mit welchem Arbeitsprozesse beschleunigt und verändert werden können.

• Internationalisierung: Die internationalen Aktivitäten eines Unternehmens werden mit einem Intranet Portal unterstützt.

• Neue Organisationsformen: Zeitliche und räumliche Unternehmensgrenzen verschwinden und dadurch ist es möglich das Arbeiten und den Zugriff auf Ressourcen flexibel zu gestalten.

• Digitalisierung: Mitarbeiter, Partner und Kunden bekommen eine gemeinsame Arbeitsplattform.

Wenn die Einigung für das Projekt erfolgt ist und die Zieldefinition steht, sollte ein Projektauftrag niedergeschrieben und eine Projektplanung erstellt werden. Es ist wichtig, dass diese Schritte schriftlich festgehalten werden. Mündlich ausgesprochene Vereinbarungen und Arbeitsaufträge können leicht in Vergessenheit geraten.

Ein Projektauftrag sollte folgende Elemente enthalten:

• Projektname/Projektbezeichnung
• Auftraggeber/Projektleiter/Projektteam
• Kurzbeschreibung, Unternehmensbedarf und Ziele
• Projektbudget
• Personal- und Zeitressourcen
• Projektbeginn- und ende
• Termine und Meilensteine
• Dokumentations- und Informationswesen
• Weitere Vereinbarungen[8]

In der Projektplanung sollten neben der zeitlichen Gliederung auch angrenzende Themen betrachtet werden. Die nachfolgenden Fragen geben eine Gedankenstütze für die Projektplanung.

• Wie soll die Projektorganisation sein?
• Gibt es konkurrierende Projekte?
• Ist eine Kollision mit anderen laufenden Projekten möglich?[9]
• Gibt es eine Vorgabe für die technische Lösung oder muss sie noch ausgearbeitet werden?
• Wann und wie sollen die Anforderungen erhoben werden?

Der Projektauftrag und die Projektplanung erfordern Zeit. Die Ergebnisse sind in einem Dokument festzuhalten, welche für eine Kick-Off Veranstaltung dienen und die spätere Projektkommunikation erleichtern können.

Eine IST-Aufnahme der IT-Landschaft ermöglicht die erste Bewertung, ob auf der vorhandenen Systemumgebung die Möglichkeit besteht, das Projekt auszurollen und welche Anwendungen im Unternehmen bereits im Einsatz sind. Dies ist ein typisches Arbeitspaket für die IT-Abteilung. Diese Aufgabe kann durchaus viel Zeit kosten, wenn es sich um ein komplexes Portal handelt, welches Anforderungen für Komponenten [10] wie „Single Point of Entry“, Single Sign-On“ und für Integration von Anwendungen und Prozessen mit sich bringt.

Eines der wichtigsten Arbeitspakete in der Analyse ist die Aufnahme der fachlichen Anforderungen für das zukünftige Intranet Portal. Hier müssen die Methodik und die Zielgruppe für die Befragung festgelegt werden.

Die Methodik kann als eine strukturierte oder offene Art gewählt werden:

• Analytische und technische Mittel (z. B. Anzahl der Zugriffe auf bestimmte Inhalte, Email-Aufkommen)
• Fragebögen
• moderierte Workshops
• offene Diskussionsrunden

Die Auswahl der Methodik hängt von folgenden Punkten ab:

• verfügbare Zeit
• vorhandenes Wissen
• Nachweisbarkeit
• Vergleichbarkeit
• Bereitschaft für Freiheitsgrade – der Mitarbeiter darf sich vieles wünschen

Zu den Zielgruppen können je nach Unternehmensgröße z. B. folgende Gruppen gehören:

• Fachabteilungen,
• Kernteam und
• repräsentative Vertreter.

Sind die Anforderungen zusammengetragen worden, kann die Priorisierung der einzelnen Punkte starten. Ist diese nach gut durchdachter Methodik erfolgt, bietet sie eine effektive Grundlage für die Entwicklung der strategischen Ausrichtung.[12] Für die weiteren Schritte sollten die Anforderungen in Anwendungsfällen verdichtet werden, damit nach ihnen leichter konzipiert werden kann und die Projektmitglieder, Entscheider und Anwender eine gemeinsame Basis für die Kommunikation haben.

Ein wichtiges Ziel am Ende der Analyse ist die Erstellung einer Roadmap. Um sie erstellen zu können, sollte eine Gewichtung und Einteilung in Portal-Cluster[13] der identifizierten Anwendungsfälle erfolgen, aus welcher sich kurzfristige und langfristige Strategien ableiten lassen. Des Weiteren können hier auch Handlungsalternativen und Zeiträume abgeleitet werden, in denen das Projekt durchgeführt wird.[14]

Mit Portal-Cluster werden die Arten eines Intranet Portals bezeichnet. Hierbei kann es sich um folgende Arten handeln:

• Informationsportal
• Prozessportal
• Kollaborationsportal
• Web-Content-Portal
• Applikationsportal

Ein Beispiel für eine Roadmap bietet die nachfolgende Abbildung. Mit ihr wird auch die Sicht auf einen strategischen Ausbau eines Intranet Portals gegeben.

Abbildung: Beispiel einer Portal-Roadmap[15]

⇐Einführungsstrategie

Link: Literaturverzeichnis

[1] Vgl. Hoffmann, Claus; Lang, Beatrix (2008) - S. 44 - 46.

[2] Vgl. Hoffmann, Claus; Lang, Beatrix (2008) - S. 46ff.

[3] Vgl. Hoffmann, Claus; Lang, Beatrix (2008) - S. 47.

[4] spezifisch, messbar, aktionsorientiert/attraktiv, realistisch, terminiert.

[5] Vgl. Hoffmann, Claus; Lang, Beatrix (2008) - S. 49.

[6] Entnommen aus Hoffmann, Claus; Lang, Beatrix (2008) - S. 49.

[7] Vgl. SEO-effektiv (o.J.) und Hoffmann, Claus; Lang, Beatrix (2008) - S. 50.

[8] Entnommen aus Hoffmann, Claus; Lang, Beatrix (2008) - S. 51 - 52.

[9] Vgl. Riemke-Gurzki, Thorsten (2014) - S. 50.

[10] Vgl. Kapitel 2.2.

[11] In Anlehnung an HLP (29.08.13).

[12] Vgl. Kapitel 2.3.1.

[13] Vgl. HLP (29.08.13).

[14] Vgl. Riemke-Gurzki, Thorsten (2014) - S. 51.

[15] Entnommen aus Otto, Boris; Winkler, Sven; Wolter, Jörg (2006) - S. 20.